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信息化时代的今天，企业经营和管理趋于信息化和网络化，加上国内国际企业的快速发展、集团化的步伐加快，预示着传统的会议室预定管理需要改变。智能会议室管理系统可以帮助企业规范化电子化管理会议室资源，提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间，使企业的管理水平上一个台阶。网上预定会议室既环保又方便快捷, 员工可在网上查看预定的情况，让你无论何时何地都可轻松实现。邮件通知预定会议室或取消预定，让资源得到充分地利用。图表形式显示会议室的空闲/占用时段，使会议组织者对会议室资源的情况了如指掌，远离冲突。系统提供优秀的开发接口，方便与企业现有的OA协同系统、门禁系统或其它信息系统进行无缝地结合，使企业的信息资源得到统一、充分的展示。
智能会议室管理系统是如何来帮助管理者来解决实际工作中存在的问题或达到合理高效的使用目的。具体请看下图:
二、系统规划设计思路：
通常而言，系统根据场所不同可分为两个部分——公共部分和会议室部分。
门厅、电梯厅、前台、接待室等均属于公共部分，是人员流通的主要位置，可设计大屏幕电视机，用以显示通知、公告、介绍、欢庆等等公共信息，实现信息告知和形象展示的目的。
三、系统功能特点：
1、采用TCP/IP协议的计算机网络；局域网、广域网和无线局域网、 ADSL/ISDN等。这样的网络可以让用户随心所欲的将播放器放到网 络可及的任何角落。
2、网络自修复：当网络中断或无法连接时系统网络修复功能始终处于待命状态，可保证在网络接通的状态下继续任务。
3、系统采用B/S架构，支持多用户管理方式，用户可自由编辑节目模版，完全自定义操作。
4、支持监视播放器播出内容、设备状态，并可实现对播放器的便捷控制，包括停止、播放、休眠、唤醒、重启、关机、刷新、修改音量等功能。
5、支持多种视音频编码标准和图文格式。如： MPEG3/4、 WMV 、WMA、Real 、Flash、JPEG、BMP、GIF、TIFF、Word、Excel、PDF、PPT、TXT、HTML、XML等。
6、支持多种播出方式，立即播放、定时播放、循环播放、多个播出单的顺序播出、播出单插播、紧急字幕插播等方式，支持节目预约功能。
7、自定义视频、图片的位置、大小、播放次数、还可以设定字幕的字体、字号、颜色、滚动速度、透明度等信息。
8、包含传输管理模块，支持对播放器节目下发进行管理，并支持立即传输与定时传输的分发方式，支持查看每个播放器传输列表与节目列表，支持自动重传和断点续传。
9、包含设备管理模块，支持对播放器的集中管理，支持设置每台播放器的属性和配置参数，支持对播放器参数进行批量设置，支持播放器的分组管理。
10、用户权限管理，允许为每个用户分配不同功能模块的管理权限，允许为不同用户分配不同的播放器，不同的节目和播放列表。
11、系统日志，支持查询播出单应用记录、播放器播出记录、节目传输记录、用户登录操作记录等信息。
12、对于外部数据库系统的接入，如网站、综合数据业务系统等， 可进行业务接口二次开发。
