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RFID信息化档案管理解决方案

   日期:2018-02-14     来源:原创    作者:创羿科技    浏览:3    评论:0    
核心提示: 在档案管理馆、企事业单位档案管理处,经常可以看到管理人员为找到需要的资料而焦急忙碌。快速查找,提高管理效率成为档案管理迫切需要解决的问题,目前国内档案馆运用的改善方法主要是运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位,及实物档案的物流管理。此传统的档案管理方式仍存在档案查询、盘点困难,处理时间长等低效率现象。

RFID信息化档案管理解决方案

   在档案管理馆、企事业单位档案管理处,经常可以看到管理人员为找到需要的资料而焦急忙碌。快速查找,提高管理效率成为档案管理迫切需要解决的问题,目前国内档案馆运用的改善方法主要是运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位,及实物档案的物流管理。此传统的档案管理方式仍存在档案查询、盘点困难,处理时间长等低效率现象。

  一、档案管理的现状与问题

图片14 

  1.档案入库流程繁琐且低效

  传统的管理方式,档案入馆后先进行分类、排序,并装订,然后由人工撰写档案盒的相关信息,手工抄写档案目录,并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种传统管理方式耗费大量人工和时间,手工处理方式使得管理流程繁琐且低效。

  2.档案存放次序较易被打乱

  档案管理一般都按分类存放,但在档案存取过程中,由于人工操作的随意性和不可避免的人为疏忽错误,档案存放的次序难免被打乱,档案存放变得越来越无序。

  3.档案查阅耗时长

  随着档案规模与种类越来越庞大,档案查找日渐困难。一旦所需查找的档案没有按规定存放在指定的位置,查找起来就好比海底捞针,需要将所有的档案筛选一遍。

  4.档案的盘点操作不科学

  由于档案数量众多且档案材料都封装在档案盒内,一般盘点只能清点到档案盒的数量,如果需要盘点完整的档案材料信息,只能靠人工识别并记录,那将是一项十分庞大的工程。

  5.对失效档案的管理滞后

  档案管理中需要经常性销毁处理没有价值的过期档案,由于传统管理模式下档案盘点工作的困难,造成管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切,使得失效档案不能被及时发现和处理,形成大量冗余档案。

  二、信息化档案管理解决方案

  鉴于以上传统档案管理现状与存在的问题,档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性,具有其他方式无可比拟的优越性。

  1.RFID应用于档案管理的优点

  · 非接触式数据采集。无需打开档案盒,阅读器在粘贴有RFID电子标签的档案盒前经过,就可以采集到档案的具体名目、数量、档案摘要等信息。

   · 快速扫描,且一次性数据处理量大。RFID阅读器可以同时采集上百个标签,这比传统条码扫描方式要快超过100倍。

  · 和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比,电子标签存储信息量大,使用寿命长,可重复使用。

  · 安全性高。电子标签的数据存取具有加密机制,无法伪造和非法篡改信息。

  · 电子标签抗污染性能强和耐久性好,对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。

  · 体积小、形状多样。电子标签基本不受尺寸大小与形状限制,用于档案管理适应性强。

  · 可重复使用。 RFID标签可以重复擦写存储的数据,方便档案信息更新,而条形码印刷上去之后就无法更改。

  · 穿透性和无屏障阅读,RFID标签被覆盖在纸张、木材或塑料等非金属材质下仍能穿透通信。而条形码扫描必须在近距离且没有物体阻挡的情况下才可读取信息。

  · 电子标签具有EAS防盗功能,配合门型通道读写器,可以很好的防止档案丢失,实现非法取走报警功能。

  

 

2.RFID档案管理系统架构

图片15 

  3.应用实施方案

  · 电子标签选择

  一般来说,档案库房的面积较小,可选择高频或超高频(HF/UHF)频段的读写器和无源电子标签。RFID标签根据用途不同可以分为档案标签和储位标签。

  · 标签信息项的设定

  档案标签上储存的信息项包括:档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。

  库位标签上储存的信息项包括:储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。

  · 标签安装

  将档案电子标签封成卡状或不干胶纸质,贴于每个档案盒或档案文件上。档案盒采用塑料或纸质材质,利于RFID标签的粘贴与取下,同时盒体不易损伤可循环使用从而降低储存成本。考虑到防湿、防潮需求,可在盒内放置少量干燥剂。

  而储位标签在储位不需要调整或者标签没有损坏的情况下,一般只需安装一次。储位标签直接安装在储位正下方的支撑横梁上。

  · 固定阅读器安装

  在档案室墙壁或天花板上安装阅读器,固定阅读器通过有线或无线网络的方式将信息实时上传至后台服务器。

  · 移动手持阅读器的使用

  用于档案资料盘点、顺架清理。如对于不能匹配的信息,由管理人员持手持式阅读器进行现场核对,修改系统信息或现场信息,从而完成档案顺架盘点。

 

 4.RFID档案管理系统工作流程

  · 档案入馆

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  .盘点

  由于RFID的使用,盘点档案变成一项简单快速的工作:由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令,RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集,并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息,由管理人员持手持式阅读器进行现场核对,修改系统信息或现场信息,从而完成档案盘点。

 

 · 查阅

图片17 

  · 安全管理

  安全管理子系统可实现对档案馆现场的实时监控与异常警报功能,以防止档案被毁、被盗等。

  · 防毁管理

  每份档案入馆时先精确测量其重量、页码等物理特性, 并存入RFID数据管理系统, 由监控模块对这些信息进行监控。在档案被查阅后归还时,管理员对该档案的物理特性再次进行检测,并与档案借出之前的数据核对,从而可以及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。

  · 防盗管理

  所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时,由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息,并与出库指令信息进行核对,如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位,监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。

  · 销毁管理

  在保管过程中,当有档案达到保管期限时,销毁管理子系统将自动跳出档案失效提示,由管理员做出销毁或继续保管处理。同时,管理人员也可以通过档案销毁管理子系统发出无线指令,由各档案盒上的RFID标签反馈回保管期限信息,实现对档案的有效期管理。

 
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