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良田高拍仪在工商业的应用

   日期:2015-04-08     浏览:82    评论:0    
核心提示:工商行政管理局是政府主管市场监督管理和行政执法的职能部门,主管工商企业和从事生产经营活动的事业单位、社会团体、公民个人的
 工商行政管理局是政府主管市场监督管理和行政执法的职能部门,主管工商企业和从事生产经营活动的事业单位、社会团体、公民个人的登记注册工作。特别是近几年,随着我国社会主义市场经济的逐步完善,市场经济活动空前活跃,每年注册、歇业、变更的企业越来越多,对企业档案的管理已经成为工商日常工作的一个重要组成部分。在与各级工商用户的接触中,我们了解到很多单位都进行了机构改革、人员精简,但与之相对应的是档案数量的增加;库存档案少则几百卷、多则几千卷上万卷;人少了,而工作量在增加,如果不采用先进的文档管理方式、提高工作效率,就无法完成对企业工商档案完善的管理;所以,伴随办公自动化程度的提高,如何提高档案工作的效率,更好的发挥档案资料的作用以提高服务质量,已成为摆在工商领导者面前的重要课题。

存在的一些情况

1、工商企业数据库只能提供“企业名称”、“法人代表”等打印在营业执照上的简单信息,远

远不能满足各界对企业档案信息更有深度和广度的需要。

2、大量的企业档案信息仍然存在于各式各样的纸张文件中。

3、档案移交问题:档案保存一定年限后要移交档案馆,而移交前档案的整理和各种目录准备工

作也比较烦琐,特别是档案移交后查档就更加不便。


4、办公自动化系统的要求:现在很多单位进行办公自动化建设,如何完善和丰富 OA 系统,使其

真正成为包括各种重要信息的自动化系统,就必须考虑如何将纸张的历史档案和科技资料与 OA

系统结合,进行计算机管理和调阅。

5、档案存储空间不足:在我们接触的客户中就有档案量很大,库房不足,但档案又不能销毁的

情况。解决日益增长的档案数量与储存空间不足的问题已经非常迫切。

6、档案文件安全性问题:每份档案都是珍贵的原始资料,特别是对于比较陈旧的资料,其历史

价值更大,但是每次调阅对原件均会造成一定的损害,如果遇上自然灾害(如水灾、火灾、虫灾、

自然风化等)或人为因素(如盗窃、涂改、撕毁等),将造成无法挽回的损失,如果因此而将档

案束之高阁,便又失去了档案的自身参考价值。

效益分析

根据自身情况,建议采取工商局企业档案资料电子化方案,基本可以解决目前档案管理存在

的一些问题,如:

1、解决档案资料查找困难的问题:将高拍仪拍摄的企业档案文档电子影像保存于光盘,在计算

机上调阅,使查阅方便性大大提高。

2、解决档案移交问题:所有档案已经保存在光盘上,档案移交后,有光盘作为备份,作到没有

后顾之忧。

3、符合办公自动化系统的要求:将历史纸张档案经高拍仪拍摄后变成了电子影像,可以上网进

行网络调阅,解决大量历史纸张档案与 OA 系统的结合。

4、解决档案存储空间不足问题:每张光盘可以存储 1.5 万张 A4 纸左右,节省 99.5%的空间,原

稿可以打包到远郊存放;还可以考虑销毁原件,极大节省空间。

5、解决档案文件安全性问题:光盘上的档案资料,可以多次读取而不接触原件,可以充分保证

原件安全性,每套光盘档案都有备份,可以异地保存,遇上自然或人为灾害(如水灾、火灾)也

保证档案信息不丢失。 

 
标签: 良田高拍仪
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