太原市政府采购中心档案全文数字化加工项目公开招标采购招标公告-机电产品招标投标电子交易平台

序号

名称

产品描述

数量

1

“档案全文数字化加工”

• 总体要求

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》的要求，建立完整、规范的工作记录。

(二)馆藏建国前后档案数字化加工要求

包括：档案借调、目录核校、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、数据验收、数据备份、数据移交、档案装订、退卷归库等工作，具体要求如下：

1、加工单价

档案扫描价格：A4幅面，小于A4幅面的文件按照A4计价，大于A4幅面的文件折合成A4幅面计价。

2、档案安全保障要求

2.1投标人须严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家档案管理相关规定、采购人的保密规定及相关规章制度，档案扫描工作必须在太原市档案馆内进行，并确保场所正常秩序和安全。

2.2投标人应与采购人签订保密协议，同时应做到：

2.2.1与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2.2.2建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

2.2.3不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，投标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于投标人导致档案资料及数据损毁或泄密的，投标人承担一切责任。

2.2.4投标人对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容，完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

2.2.5不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、相机、mp3、mp4及移动存储介质等。

2.2.6加工过程安全要求：

2.2.6.1对服务器的操作有安全监管措施。

2.2.6.2USB端口封闭使用。

2.2.6.3各操作均有日志记录：用户登录操作日志;用户文件传输操作日志;系统管理员操作日志;文件上传日志;网络访问日志等。

2.2.6.4投标方案中应对加工过程中的数据备份方案作出说明，包括数据库增量备份、全库备份、备份策略等。

3、档案数字化基本流程与操作规范要求

3.1档案借调：投标人与采购人项目管理人员办理档案借调手续，借出待扫描档案，档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好交接记录，办理交接手续。

3.2目录核校

3.2.1逐卷核对档案实体卷封与电子目录的对应信息(档号、题名、时间等)，以实体档案为基准在确保电子目录信息准确无误后，按挂接要求审核目录数据库。

3.2.2档案目录数据库格式必须为通用格式。

3.3扫描前处理

3.3.1编写页号

3.3.1.1对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号，统一采用2B铅笔使用阿拉伯数字，从“1”开始编号，并将原来编错的页号用擦掉,修改正确.

3.3.1.2一份文件若有主页和浮贴，先编主页号，后编浮贴页号，如浮贴内容与主页内容无关，先编浮贴页号。

3.3.1.3左装订的卷，正面编在右下角，背面编在左下角;右装订的卷，正面编在左下角，背面编在右下角;上装订的卷，正面编在右下角，背面编在左下角。

3.3.1.4已经编过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，不再重新编页码，如有跳号或编号出错的情况，应重新编页码，并在数字化工作单中加以说明。

3.3.1.5筒子页按正、反两面顺序编制两个页号。

3.3.1.6折子页档案按自然页编页号。

3.3.1.7一份文件在卷内被其他档案材料分开排列位置不连续，必须调整文件顺序，由此造成页码不顺的，须就受影响的部分重新编号。

3.3.1.8案卷封面、卷内目录、备考表、空白表格(两张以上相同的空白表格)、白纸及废草稿纸不编页号。

3.3.1.9如确认是废草稿纸，若卷内图文与前后文件没有任何联系的可以不编页号，但如果文件的内容能够连接，也可按顺序编号。

3.3.1.10案卷遇有特殊情况，由采购人项目管理人员决定是否重新编号。

3.3.2档案装订物拆除

3.3.2.1逐卷拆除档案中的原金属装订物(如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等)及一般线装物(如：后期装订线等)，档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。

3.3.2.2拆除档案装订物时可使用相应工具，对筒子页和其他粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，需经采购人项目管理人员确认保持原貌。

3.3.3重份档案的处理

同一全宗内，出现成本成册的重复档案(形式与内容完全重复)，应将重份档案在目录中标注说明，并在备考表上说明情况，提示扫描时不予扫描;同一案卷内，出现的重复文件，应将重份文件置于备考表后编页，并在备考表上说明情况，提示扫描时不予扫描。

3.3.4档案保护性处理

3.3.4.1根据《档案修裱技术规范》(DA/T25—2000)规定对部分破损的档案进行修复。

3.3.4.2修复完成后，经采购人项目管理人员质量检查合格后，须再次进行仔细核对，确认无误后经双方签字完成移交修复档案。

3.3.4.4档案修复应保持档案内容的完整，不得损坏、丢失、涂改档案内容。不损坏原载体和字迹及其他历史痕迹，不得造成文字信息位移,洇褪扩散。

3.3.4.5档案修裱的粘接剂和脱酸剂是档案修复的关键。粘接剂必须使用小麦淀粉制作的浆糊，中标人的修复人员应具备制作浆糊的技能，并提供制作的设备、工艺及使用方法。

3.3.4.6档案修复用纸要求应具备轻、薄、细密、无杂质、无填料、纤维均匀，机械强度高，PH值中性，耐久性好，柔软度等特点，中标人应提供档案修复用纸详细说明。

3.3.4.7本项目手工修裱主要指运用中国传统修裱工艺对档案进行修复和装裱。中标人应了解传统修裱工艺，了解档案破损的各种状况和各种形制，并提供根据实际情况，实施正确的修裱技术方法、操作过程和保护方式的整套方案。

3.3.4.8中标人应提供符合《档案修裱技术规范》的档案修复质量验收标准和内容。

3.3.5填写备考表

凡经数字化前整理的民国档案，应填写备考表，并由整理、编页、检查人员签名(盖章)。在备考表中除标明文件页数、重份等情况外，还可注明特殊档案和需要说明的情况，如邮票、商标、税票、照片、名人手迹等实物档案。

3.4档案扫描

3.4.1扫描方式

3.4.1.1采用A3平板扫描仪(不接受高拍仪等其他扫描设备)按档案编定的次序逐卷逐页扫描，可根据档案幅面大小，选定区域进行扫描，并按档号排列原则逐层以单页形式保存。

3.4.1.2超过A3幅面的档案，必须根据档案页面选择A2或A0扫描仪另行扫描。扫描完成后，将扫描形成的电子档案按原档案顺序插入该卷电子档案的相应位置。

3.4.2扫描质量要求

3.4.2.1每一卷(宗)档案的扫描均从卷封开始，至备考表结束。每份文件中，只扫描文件处理单或领导(职能部门)签署意见单、正文、附件等。草稿、重复件及无关材料不扫描。

3.4.2.2无论页面大小均自然平展开进行扫描，筒子页、折子页均作一个画幅来扫描，并以画幅作为扫描的计量单位。

3.4.2.3必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。

3.4.2.4纸张暗黄发黑、字迹不清、文字偏小、密集、清晰度较差等特殊档案，应征得馆方同意作相应技术参数调整，直至图像清晰为止。

3.4.2.5在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。

3.4.2.6初始扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题。

3.4.2.7遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

3.4.2.8档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。

3.4.2.9图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。

3.4.3特殊纸张扫描处理规范

3.4.3.1破损档案由前处理人员填写“破损档案送交修裱登记表”与破损档案一并交给档案管理人员，待修裱后再扫描。

3.4.3.2薄透档案单面用白板衬底、双面用黑板衬底，遇上小浮贴用相同大小白纸衬底，再进行扫描;遇有字迹完全褪色(只剩划痕)或复写纸字迹且发生浸染时，可扫描该页档案反面，再做镜像文件。

3.4.4实物档案的数字化

对档案中徽标、各种证物等实物档案，采用数码相机进行数字化，所获图像文件必须进行相应的图像处理。

3.4.5电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

3.4.6要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配。

3.4.7图片命名及组成必须与馆藏实体档案一一对应，并符合采购人要求。

3.4.8扫描模式

采用彩色模式进行扫描。

3.4.9扫描分辨率

扫描分辨率标准为300dpi。

3.4.10图像格式

图像文件采用JPEG格式保存。

3.4.11扫描登记

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每卷(宗)的实际扫描页数与档案整理时填写的档案页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交采购人项目管理人员审核同意后，进行处理。

3.5图像处理

3.5.1经数字化所产生的图像文件，按照DA/T31-2017纸质档案数字化技术规范的要求，进行相应的图像优化处理，使图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显折皱等破坏图像质量的现象。

3.5.2对扫描后的图像进行逐页纠偏、裁边、排序等处理;以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜度不得大于1，方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。

3.6图像质检

3.6.1投标人必须建立严格的质量检测体系，要有专职质检员和总检员，按档案扫描的质量要求对扫描生成图像的命名及图像文件质量逐页进行检查，发现漏扫的要及时登记并补扫，并按原档案次序将图像插入原位。

3.6.2对不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换，对加工数据自检合格，符合《DA/T31纸质档案数字化技术规范》的，才能递交采购人验收。

3.7数据挂接

3.7.1以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件，将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等，通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。

3.7.2认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法，并提交采购人项目管理人员审核同意后，进行处理。

3.8数据验收

3.8.1采购人按全宗按目录分阶段分批对投标人提交的数据进行验收，数据验收以抽检方式进行，抽检比率不低于5%，同时对于投标人提交的成果(如：修改或重拟的目录数据、图像处理结果和数字化加工完成等)和重点环节(如：档案入库交接)，进行审核验收。

3.8.2数据验收的合格率按抽检及审核验收的结果计算并采取一票否决制;若合格率未达100%，视为不合格，则全部发回投标人重新自检。

3.8.3对验收中检出的错误，投标人应及时、无偿予以纠正，直至提交验收的数据完全达标;若合格率达100%，则验收“合格”。

3.9数据备份

3.9.1备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。

3.9.2备份方式：为保证数据安全，将JPG格式的原始扫描图像文件和转换后的双层PDF格式文件各存储二套至硬盘移交给太原市档案馆。

3.9.3备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，建立备份目录台账，以便查找和管理。

3.9.4备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

3.10数据移交

3.10.1移交内容：包括符合标准要求的档案原文数据、数字化工作文档。

3.11.2移交要求：项目管理过程中各工作流程所形成的管理台账、报表等数字副本，投标人必须向采购人移交。

3.11档案的装订

3.11.1案卷装订前，对修改或重新拟写标题的目录数据必须做好标识向采购人项目管理人员移交。

3.11.2装订技术要求

3.11.2.1拆除档案上的金属物，如：书钉、回形针、大头针和金属夹等。

3.11.2.2恢复装订时，应认真核对档案页码，核对文件排列顺序，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报采购人项目管理人员，装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不得有漏装掉页情况出现。

3.11.2.3经核对无误的民国档案，应以文件左齐(裁口整齐)、下齐(地脚整齐)，靠右侧装订，装订成品必须结实美观。

3.11.2.4在整理过程中，如遇有小页面或没有足够装订空白页面，如果发现文件无装订边，必须用质地、颜色相近纸张加边后再装订。

3.11.2.5对浮贴在相邻档案纸张上的小签条等小页面档案，如粘连不牢，用档案修裱专用浆糊加固避免脱落。

3.11.2.6对没有预留空白装订边的正常大小页面，用修裱档案专用纸张接边后，再折成与案卷大小一致页面装订。

3.11.2.7所有进行来修裱、托底、接边等处理的页面，须完全干燥后才能进行装订。

3.11.2.8对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符。

3.11.2.9档案装订系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。

3.11.2.10填写登记表。

3.11.2.11案卷装订成册经质检合格后，按全宗分别排序装盒，上交采购人项目管理人员点收入库。

3.11.3装订人员要求

3.11.3.1爱护档案，自觉维护档案的完整与安全，牢固树立片纸只字都是宝的意识。

3.11.3.2不得仔细浏览档案内容，不得对外传播档案内容，员工之间不得谈论档案内容。

3.11.3.3不得在档案上涂划、擦改。

3.11.3.4严禁将明火、茶水饮料、食物等带入工作现场。

3.11.3.5严格执行采购人编制的《档案装订工作规范》，确保档案装订质量。

3.11.3.6严格遵守劳动纪律，工作时不能传播、打探与工作无关的话题。

3.11.3.7使用工具时小心谨慎，注意人身安全，避免意外伤害。

3.12.3.8自觉维持良好的工作环境，保持工作区清洁整齐，档案及装订用具摆放有序。定期打扫卫生，定期清理一次性口罩、帽子等垃圾。

3.11.4档案实体验收

档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任，顺序错误、装订不符要求，卷内文件颠倒等作为差错;若合格率达100%，则验收“合格”。

3.12退卷归库：档案扫描完成后应及时归还，应与采购人项目管理人员办理相关手续，确保档案资料完好如初。

(四)应遵循的业务标准

1.管理性标准规范

(1)《中华人民共和国保守国家秘密法》

(2)《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

(3)《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)

(4)《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

(5)《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

2.业务性、技术性标准规范

(1)《中华人民共和国档案法》;

(2)《文书档案案卷格式》(GB9705—2008);

(3)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2016);

(4)《中央档案馆档案接收标准》

(5)《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—2012)

(6)《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31—2017)

(7)《照片档案管理规范》(CB/T11821—2002)

(8)《中国档案机读目录格式》(CB/T20163-2006)

(10)《档案著录规则》(DA/T18—1999)

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